Klauzula informacyjna dla osób uczestniczących w procesach rekrutacyjnych i procesach nawiązywania współpracy

Ostatnia aktualizacja: 20.10.2026 r.

(Poprzednia wersja opublikowana w dniu: 15.10.2026 r.)

Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Printbox Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (ul. Fabryczna 20A, 31-553 Kraków). W sprawach związanych z ochroną danych możesz się z nami skontaktować mailowo: gdpr@getprintbox.com. Wyznaczyliśmy też Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się kontaktować pod adresem IOD@getprintbox.com lub pisemnie na adres naszej siedziby, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane?

Rekrutacja do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę

Jeżeli uczestniczysz w procesie, którego celem jest zawarcie umowy o pracę, przetwarzamy Twoje dane w celu przeprowadzenia rekrutacji, oceny Twojej kandydatury oraz podjęcia działań zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy.

Dane wymagane lub dopuszczone przez przepisy prawa pracy przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, odpowiednio w związku z działaniami podejmowanymi przed zawarciem umowy oraz obowiązującymi nas przepisami prawa, w szczególności art. 22¹ Kodeksu pracy.

Jeżeli z własnej inicjatywy podasz inne dane niż wymagane przepisami prawa, możemy je przetwarzać na podstawie Twojej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 22¹a Kodeksu pracy.

Nie wymagamy przekazywania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, ani informacji o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa, chyba że obowiązek lub uprawnienie do ich przetwarzania wynika z przepisów prawa.

Jeżeli przedstawimy Ci ofertę zatrudnienia, przed dopuszczeniem do pracy skierujemy Cię na wstępne badania lekarskie. Orzeczenie lekarskie przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z art. 229 Kodeksu pracy.

Proces nawiązywania współpracy B2B i umowy zlecenia (UZ)

Jeżeli uczestniczysz w procesie dotyczącym możliwej współpracy w ramach prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej lub na podstawie umowy zlecenia, przetwarzamy Twoje dane w celu oceny możliwości nawiązania współpracy, uzgodnienia jej zakresu i warunków oraz podjęcia działań zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy o świadczenie usług lub umowy zlecenia.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli konieczność podjęcia na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy, której będziesz stroną.

W przypadku nawiązania współpracy możemy również przetwarzać dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, takie jak firma, NIP, adres prowadzenia działalności, a przy umowie zlecenia – między innymi numer PESEL, adres zamieszkania i numer rachunku bankowego, a także inne dane niezbędne do zawarcia, wykonywania i rozliczenia umowy. Dane te przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków podatkowych, ubezpieczeniowych i księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przyszłe procesy rekrutacyjne i procesy nawiązywania współpracy

Jeżeli wyrazisz odrębną zgodę na przetwarzanie swoich danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych lub procesów nawiązywania współpracy (w zależności od preferowanej przez Ciebie formy – umowa o pracę, współpraca B2B lub UZ), będziemy je przetwarzać w tym celu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO przez okres 12 miesięcy od dnia wyrażenia zgody albo do czasu jej wcześniejszego wycofania.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wsparcie procesu narzędziami AI

Korzystamy z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Pomagają nam porządkować i podsumowywać informacje o kandydatach oraz wyszukiwać i porównywać profile w bieżących procesach, w naszej bazie (jeżeli wyrazisz zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach) oraz w publicznie dostępnych źródłach o charakterze zawodowym. Obejmuje to profilowanie o charakterze pomocniczym, np. przypisanie wyniku dopasowania lub rekomendowanie profili. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Ostateczne decyzje zawsze podejmuje człowiek. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnym, trafnym i rzetelnym prowadzeniu procesów rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Szczegóły opisujemy w części „Czy korzystamy z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji?”.

Obrona przed roszczeniami

Możemy przetwarzać Twoje dane w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi (np. dotyczącymi zarzutu naruszenia zasady równego traktowania w procesie rekrutacyjnym) lub w celu dochodzenia naszych praw. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zabezpieczeniu niezbędnych dowodów i ochronie przed skutkami sporów prawnych.

Dane techniczne z formularza

Gdy wysyłasz zgłoszenie przez nasz formularz, system rekrutacyjny automatycznie zapisuje podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, datę i godzinę wysłania zgłoszenia oraz informacje o przeglądarce. Przetwarzamy je na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa formularza oraz możliwości wykazania, kiedy i w jakim zakresie wyraziłeś/aś zgody (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

A jeżeli to my skontaktowaliśmy się z Tobą?

Możemy pozyskać podstawowe informacje dotyczące Twojego doświadczenia zawodowego lub biznesowego z publicznie dostępnych źródeł o charakterze zawodowym, w szczególności z profesjonalnych portali internetowych, albo otrzymać Twoje dane w związku z poleceniem Twojej osoby.

W takim przypadku dane wykorzystujemy w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy możesz być zainteresowany/a naszą ofertą, oraz do nawiązania pierwszego kontaktu. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na poszukiwaniu osób odpowiadających potrzebom danego procesu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przy wyszukiwaniu możemy korzystać z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, które pomagają nam ocenić, czy informacje zawodowe dostępne w Twoim profilu odpowiadają wymaganiom danego procesu. Może to stanowić profilowanie o charakterze pomocniczym. Decyzję o tym, czy się z Tobą skontaktować, zawsze podejmuje rekruter. Zasady korzystania z tych narzędzi opisujemy w części „Czy korzystamy z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji?”.

Możemy w szczególności przetwarzać Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz informacje dotyczące doświadczenia, kwalifikacji lub działalności zawodowej dostępne w źródle, z którego je pozyskaliśmy. O źródle, z którego pozyskaliśmy Twoje dane, poinformujemy Cię w pierwszej wiadomości, którą do Ciebie wyślemy.

Jeżeli zdecydujesz się uczestniczyć w procesie, dalsze przetwarzanie danych odbywa się na zasadach właściwych dla rekrutacji do zatrudnienia albo współpracy, opisanych powyżej.

Jeżeli nie odpowiesz na naszą wiadomość lub nie zdecydujesz się na udział w procesie, usuniemy Twoje dane w terminie do 30 dni.

Czy musisz podać dane?

W przypadku rekrutacji do zatrudnienia podanie danych wymaganych przepisami prawa pracy jest konieczne w zakresie wynikającym z tych przepisów. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

W przypadku procesu dotyczącego współpracy B2B lub umowy zlecenia podanie danych jest dobrowolne, ale bez informacji niezbędnych do oceny możliwości współpracy oraz uzgodnienia warunków przyszłej umowy możemy nie być w stanie przeprowadzić procesu lub zawrzeć umowy.

Czy korzystamy z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji?

Tak. Aby sprawniej i rzetelniej prowadzić rekrutację, korzystamy z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (w tym modeli językowych) połączonych z naszym systemem rekrutacyjnym. Korzystamy też z narzędzi do pracy zespołowej i zarządzania wiedzą, w których dokumentujemy przebieg procesu.

Narzędzia te mogą nas wspierać w szczególności przy:

• przygotowywaniu materiałów do rozmów rekrutacyjnych oraz roboczych notatek z przebiegu procesu,
• porządkowaniu informacji z CV i innych dokumentów aplikacyjnych pod kątem wymagań danego stanowiska lub zakresu współpracy,
• podsumowywaniu informacji o Twoim doświadczeniu, kwalifikacjach i umiejętnościach,
• wyszukiwaniu i porównywaniu profili kandydatów w naszej bazie oraz w publicznie dostępnych źródłach o charakterze zawodowym.

Wyszukiwanie i porównywanie profili odbywa się poprzez zautomatyzowaną analizę (w tym profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO) z wykorzystaniem mechanizmów wspomaganych przez AI. Polega to w szczególności na przypisaniu wyniku dopasowania do kryteriów określonych dla danego procesu lub na wygenerowaniu rekomendacji profili. W ten sposób analizujemy dane osób biorących udział w bieżących procesach, osób, które wyraziły zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, a także osób, których profile zawodowe wyszukujemy w publicznie dostępnych źródłach, aby zaproponować im udział w procesie.

Z opisanych powyżej narzędzi AI, w tym do profilowania, korzystamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na sprawnym, trafnym i rzetelnym prowadzeniu procesów rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym wobec profilowania – w takim wypadku rozpatrzymy Twoją kandydaturę bez użycia narzędzi AI, a Twój profil w naszej bazie nie będzie przeszukiwany ani porównywany z ich pomocą.

Decyzje zawsze podejmuje człowiek. Profilowanie i wyniki generowane przez narzędzia AI mają wyłącznie charakter pomocniczy. Ostateczne decyzje w procesie rekrutacji lub wyboru współpracownika podejmuje upoważniona osoba z naszego zespołu – w tym decyzje o zaproszeniu do kolejnego etapu, zakończeniu Twojego udziału w procesie czy przedstawieniu oferty. Rekruter samodzielnie ocenia aplikację i nie jest związany wskazaniami systemu. Wynik dopasowania nie powoduje automatycznego odrzucenia ani pominięcia żadnej kandydatury. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o których mowa w art. 22 RODO. Możesz także w każdej chwili poprosić nas o wyjaśnienie, jakie kryteria wzięliśmy pod uwagę i jaką rolę wynik narzędzia odegrał w ocenie Twojej kandydatury.

Dbamy o to, aby korzystanie z tych narzędzi było bezpieczne:

• Korzystamy wyłącznie z narzędzi zatwierdzonych wewnętrznie, sprawdzonych pod kątem bezpieczeństwa i ochrony danych. Nie korzystamy z bezpłatnych wersji narzędzi przeznaczonych do użytku prywatnego.
• Dostawcy przetwarzają dane wyłącznie na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, i nie wykorzystują ich do trenowania swoich modeli.
• Kandydatury oceniamy wyłącznie na podstawie informacji merytorycznie potrzebnych (doświadczenie, umiejętności, kwalifikacje). Zdjęcie, data urodzenia, adres zamieszkania czy dane szczególnych kategorii nie są kryteriami oceny. Nie uwzględniamy ich w kryteriach, według których działają narzędzia, ani w ocenie Twojej kandydatury.
• Kryteria oceny ustalamy sami na podstawie obiektywnych wymagań stanowiska i regularnie sprawdzamy, czy nie prowadzą one do nieuzasadnionego lub dyskryminującego różnicowania kandydatów.

Transkrypcja i notatki ze spotkań rekrutacyjnych

Podczas rozmów rekrutacyjnych prowadzonych online możemy korzystać z narzędzi wspomagających sporządzanie notatek oraz transkrypcji (Notion AI Meeting Notes).

• Podstawa prawna: Twoja dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażana przed spotkaniem (np. w formularzu aplikacyjnym) lub potwierdzana bezpośrednio przed jego rozpoczęciem.
• Zakres danych: czasowo przechwytywany strumień dźwięku obejmujący Twój głos oraz wypowiedzi, a także wygenerowana na ich podstawie transkrypcja tekstowa oraz podsumowanie merytoryczne rozmowy.
• Sposób działania: rozmowa nie jest nagrywana, zapisywana ani przechowywana w postaci trwałego pliku audio lub wideo. Dźwięk jest przetwarzany w locie wyłącznie w celu wytworzenia notatki tekstowej.
• Brak zgody lub jej wycofanie: zgoda jest całkowicie opcjonalna. Jeżeli jej nie wyrazisz lub cofniesz ją w trakcie spotkania, rekruter natychmiast wyłączy narzędzie i sporządzi notatki w sposób tradycyjny (ręcznie), co nie ma żadnego wpływu na ocenę Twojej kandydatury.

Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania Twoich danych zależy od celu, w jakim zostały zebrane:

1. Bieżący proces rekrutacyjny lub proces nawiązywania współpracy:

Dane przetwarzamy przez czas trwania danego procesu. Po jego zakończeniu (odrzuceniu aplikacji lub zamknięciu naboru) aktywne dane rekrutacyjne – w tym notatki z rozmów, transkrypcje, podsumowania wygenerowane przez AI oraz wyniki dopasowania – usuwamy w terminie do 30 dni.

2. Obrona przed roszczeniami (archiwizacja):

Po upływie 30 dni od zakończenia procesu możemy zachować wyłącznie ograniczony, niezbędny zakres danych (np. Twoje dane identyfikacyjne, korespondencję rekrutacyjną, informację o wyniku procesu i formalnych podstawach decyzji) przez okres do 3 lat (licząc od końca roku, w którym proces się zakończył) – w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, odpowiadający ogólnym terminom przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy oraz roszczeń cywilnoprawnych. W przypadku zgłoszenia sporu lub wszczęcia postępowania, dane te przechowujemy do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.

3. Przyszłe procesy rekrutacyjne / współpraca:

Jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę, dane przechowujemy przez okres 12 miesięcy od dnia jej udzielenia lub do momentu jej wcześniejszego wycofania.

4. Zatrudnienie lub nawiązanie stałej współpracy:

Jeżeli proces zakończy się podpisaniem umowy, dane niezbędne do jej zawarcia i realizacji będą dalej przetwarzane zgodnie z klauzulą informacyjną dla pracowników lub współpracowników.

Komu możemy przekazywać dane?

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych, w szczególności dostawcom systemów rekrutacyjnych, narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, narzędzi do pracy zespołowej i zarządzania dokumentacją oraz usług IT.

Dane mogą być również przekazane organom publicznym, sądom lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Czy przekazujemy dane poza EOG?

W związku z korzystaniem przez nas z usług i narzędzi informatycznych Twoje dane mogą być przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Jeżeli dane są przekazywane do państwa, wobec którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych, transfer odbywa się na podstawie tej decyzji.

W pozostałych przypadkach przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres gdpr@getprintbox.com.

Jakie masz prawa?

W zależności od podstawy przetwarzania masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli przy ocenie Twojej kandydatury korzystaliśmy z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, możesz poprosić o informację, w jaki sposób zostały wykorzystane, zgłosić swoje uwagi do oceny i zażądać jej ponownej weryfikacji przez osobę z naszego zespołu.

Skontaktuj się z nami

Masz pytania dotyczące tego procesu i swoich danych? Napisz do nas: gdpr@getprintbox.com.

W sprawach związanych z ochroną danych możesz też napisać bezpośrednio do naszego Inspektora Ochrony Danych: IOD@getprintbox.com.

Information notice for persons participating in recruitment processes and processes of establishing cooperation

Last updated: 20.10.2026

(Previous version published on: 15.10.2026)

Who is the controller of your data?

The controller of your personal data is Printbox Sp. z o.o. with its registered office in Kraków (ul. Fabryczna 20A, 31-553 Kraków). In matters related to data protection, you can contact us by e-mail: gdpr@getprintbox.com. We have also appointed a Data Protection Officer, whom you can contact at IOD@getprintbox.com or in writing at our registered office address, marked “Data Protection Officer”.

For what purpose and on what legal basis do we process your data?

Recruitment for employment under an employment contract

If you participate in a process aimed at concluding an employment contract, we process your data in order to conduct the recruitment, assess your candidacy and take steps towards the possible conclusion of a contract.

We process data required or permitted by labour law on the basis of Article 6(1)(b) and (c) GDPR, respectively in connection with steps taken prior to entering into a contract and the legal provisions applicable to us, in particular Article 22¹ of the Polish Labour Code.

If, on your own initiative, you provide data other than those required by law, we may process them on the basis of your consent, in accordance with Article 6(1)(a) GDPR in conjunction with Article 22¹a of the Polish Labour Code.

We do not require you to provide special categories of data referred to in Article 9 GDPR, or information about criminal convictions and offences, unless an obligation or right to process them arises from the law.

If we make you a job offer, before you are allowed to start work we will refer you for a preliminary medical examination. We process the medical certificate on the basis of Article 6(1)(c) and Article 9(2)(b) GDPR in conjunction with Article 229 of the Polish Labour Code.

Process of establishing B2B cooperation and a contract of mandate (UZ)

If you participate in a process concerning possible cooperation within your business activity or under a contract of mandate, we process your data in order to assess the possibility of establishing cooperation, agree on its scope and terms, and take steps towards the possible conclusion of a service agreement or a contract of mandate.

The legal basis for processing is Article 6(1)(b) GDPR, i.e. the necessity to take steps at your request prior to entering into a contract to which you will be a party.

If cooperation is established, we may also process data relating to your business activity, such as your business name, tax identification number (NIP) and business address, and in the case of a contract of mandate – among others, your PESEL number, home address and bank account number, as well as other data necessary to conclude, perform and settle the contract. We process these data on the basis of Article 6(1)(b) GDPR and, with regard to tax, social security and accounting obligations, on the basis of Article 6(1)(c) GDPR.

Future recruitment processes and processes of establishing cooperation

If you give separate consent to the processing of your data for the purposes of future recruitment processes or processes of establishing cooperation (depending on your preferred form – employment contract, B2B cooperation or UZ), we will process your data for this purpose on the basis of Article 6(1)(a) GDPR for a period of 12 months from the date of giving consent or until you withdraw it earlier.

You can withdraw your consent at any time. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before its withdrawal.

AI-supported process

We use artificial intelligence-based tools. They help us organise and summarise information about candidates and search for and compare profiles in current processes, in our database (if you consent to participate in future recruitment processes) and in publicly available professional sources. This includes supportive profiling, e.g. assigning a match score or recommending profiles. We do not make decisions about you based solely on automated processing. Final decisions are always made by a human. The legal basis for processing is our legitimate interest in conducting recruitment processes efficiently, accurately and reliably (Article 6(1)(f) GDPR). We describe the details in the section “Do we use artificial intelligence-based tools?”.

Defence against claims

We may process your data in order to defend against possible legal claims (e.g. concerning an allegation of a breach of the principle of equal treatment in the recruitment process) or to pursue our rights. The legal basis for processing is our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR) in securing the necessary evidence and protecting ourselves against the consequences of legal disputes.

Technical data from the form

When you submit an application through our form, the recruitment system automatically records basic technical data, such as your IP address, the date and time the application was submitted and information about your browser. We process them on the basis of our legitimate interest in ensuring the security of the form and being able to demonstrate when and to what extent you gave your consents (Article 6(1)(f) GDPR).

What if we contacted you first?

We may obtain basic information about your professional or business experience from publicly available professional sources, in particular professional networking websites, or receive your data in connection with a referral.

In such a case, we use your data to the extent necessary to determine whether you might be interested in our offer and to make initial contact. The legal basis for processing is our legitimate interest in searching for people who meet the needs of a given process, in accordance with Article 6(1)(f) GDPR.

When searching, we may use artificial intelligence-based tools that help us assess whether the professional information available in your profile matches the requirements of a given process. This may constitute supportive profiling. The decision whether to contact you is always made by a recruiter. We describe the rules for using these tools in the section “Do we use artificial intelligence-based tools?”.

In particular, we may process your first and last name, contact details and information about your experience, qualifications or professional activity available in the source from which we obtained them. We will inform you about the source from which we obtained your data in the first message we send you.

If you decide to participate in the process, further processing of your data will take place on the terms applicable to recruitment for employment or cooperation, as described above.

If you do not reply to our message or decide not to participate in the process, we will delete your data within 30 days.

Do you have to provide your data?

In the case of recruitment for employment, providing the data required by labour law is necessary to the extent resulting from those provisions. Providing other data is voluntary.

In the case of a process concerning B2B cooperation or a contract of mandate, providing data is voluntary, but without the information necessary to assess the possibility of cooperation and agree on the terms of a future contract, we may not be able to conduct the process or conclude the contract.

Do we use artificial intelligence-based tools?

Yes. To conduct recruitment more efficiently and reliably, we use artificial intelligence-based tools (including language models) connected to our recruitment system. We also use collaboration and knowledge management tools in which we document the course of the process.

These tools may support us in particular in:

• preparing materials for recruitment interviews and working notes on the course of the process,
• organising information from CVs and other application documents in terms of the requirements of a given position or scope of cooperation,
• summarising information about your experience, qualifications and skills,
• searching for and comparing candidate profiles in our database and in publicly available professional sources.

Profiles are searched for and compared through automated analysis (including profiling within the meaning of Article 4(4) GDPR) using AI-supported mechanisms. In particular, this involves assigning a match score against the criteria set for a given process or generating profile recommendations. In this way, we analyse the data of persons participating in current processes, persons who have consented to participate in future recruitment processes, and persons whose professional profiles we search for in publicly available sources in order to invite them to participate in a process.

We use the AI tools described above, including for profiling, on the basis of our legitimate interest in conducting recruitment processes efficiently, accurately and reliably (Article 6(1)(f) GDPR). You may object to such processing, including profiling, at any time – in that case, we will consider your candidacy without the use of AI tools, and your profile in our database will not be searched or compared with their help.

Decisions are always made by a human. Profiling and output generated by AI tools are supportive in nature only. Final decisions in the process of recruitment or selecting a contractor are made by an authorised member of our team – including decisions to invite you to the next stage, end your participation in the process or make an offer. The recruiter assesses the application independently and is not bound by the system's indications. The match score does not result in the automatic rejection or omission of any candidacy. We do not make decisions about you based solely on automated processing, including profiling, as referred to in Article 22 GDPR. You may also ask us at any time to explain which criteria we took into account and what role the tool's output played in the assessment of your candidacy.

We make sure that the use of these tools is safe:

• We only use internally approved tools that have been reviewed for security and data protection. We do not use free versions of tools intended for private use.
• Providers process data only on our behalf, under data processing agreements, and do not use it to train their models.
• We assess candidacies solely on the basis of substantively relevant information (experience, skills, qualifications). Your photo, date of birth, home address or special categories of data are not assessment criteria. We do not include them in the criteria according to which the tools operate or in the assessment of your candidacy.
• We set the assessment criteria ourselves based on the objective requirements of the position and regularly check that they do not lead to unjustified or discriminatory differentiation between candidates.

Transcription and notes from recruitment meetings

During recruitment interviews conducted online, we may use tools that support note-taking and transcription (Notion AI Meeting Notes).

• Legal basis: your voluntary consent (Article 6(1)(a) GDPR), given before the meeting (e.g. in the application form) or confirmed immediately before it starts.
• Scope of data: a temporarily captured audio stream including your voice and statements, as well as the text transcription generated from it and a summary of the content of the conversation.
• How it works: the conversation is not recorded, saved or stored as a permanent audio or video file. The audio is processed on the fly solely to produce a text note.
• No consent or withdrawal of consent: consent is entirely optional. If you do not give it or withdraw it during the meeting, the recruiter will immediately turn off the tool and take notes in the traditional way (manually), which has no impact whatsoever on the assessment of your candidacy.

How long do we keep your data?

The period for which we keep your data depends on the purpose for which it was collected:

1. Current recruitment process or process of establishing cooperation:

We process your data for the duration of the given process. After it ends (rejection of the application or closing of the recruitment), we delete active recruitment data within 30 days – including interview notes, transcriptions, AI-generated summaries and match scores.

2. Defence against claims (archiving):

After 30 days from the end of the process, we may retain only a limited, necessary scope of data (e.g. your identification data, recruitment correspondence, information on the outcome of the process and the formal grounds for the decision) for a period of up to 3 years (counting from the end of the year in which the process ended) – based on our legitimate interest, corresponding to the general limitation periods for employment-related and civil law claims. If a dispute is raised or proceedings are initiated, we keep this data until the case is finally concluded.

3. Future recruitment processes / cooperation:

If you give separate consent, we keep your data for 12 months from the date it was given or until you withdraw it earlier.

4. Employment or establishing long-term cooperation:

If the process ends with the signing of a contract, the data necessary to conclude and perform it will continue to be processed in accordance with the information notice for employees or associates.

To whom may we transfer your data?

Your data may be transferred to entities that support us in conducting recruitment processes, in particular providers of recruitment systems, artificial intelligence-based tools, collaboration and document management tools, and IT services.

Your data may also be disclosed to public authorities, courts or other entities if the obligation to disclose it arises from the law.

Do we transfer data outside the EEA?

In connection with our use of IT services and tools, your data may be transferred to countries outside the European Economic Area (EEA).

If data is transferred to a country for which the European Commission has issued a decision confirming an adequate level of data protection, the transfer takes place on the basis of that decision.

In other cases, data is transferred using appropriate safeguards required by the GDPR, in particular standard contractual clauses approved by the European Commission. You can obtain a copy of these safeguards by writing to gdpr@getprintbox.com.

What are your rights?

Depending on the legal basis for processing, you have the right to:

• access your data and receive a copy of it,
• rectify your data,
• erase your data,
• restrict processing,
• data portability, if the conditions set out in the GDPR are met,
• withdraw your consent at any time, if processing is based on consent,
• object to processing based on our legitimate interest, including profiling,
• lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

If we used artificial intelligence-based tools when assessing your candidacy, you may ask for information on how they were used, submit your comments on the assessment and request that it be re-verified by a member of our team.

Contact us

Do you have questions about this process and your data? Write to us: gdpr@getprintbox.com.

In matters related to data protection, you can also write directly to our Data Protection Officer: IOD@getprintbox.com.