Polityka Prywatności Rekrutacyjna

Polityka Prywatności Rekrutacyjna została opublikowana w dniu 25.04 2025.

Printbox Sp. z o.o., Printbox LLC – Polityka prywatności dla kandydatów

Kiedy aplikujesz do pracy w Printbox Sp. z o.o. lub Printbox LLC, udostępniasz nam swoje dane osobowe. My (Printbox Sp. z o.o. i spółki zależne) dbamy o Twoją prywatność i chcemy, żebyś wiedział/a, że Twoje dane są u nas bezpieczne i przetwarzane z należytą starannością.

W tym dokumencie wyjaśniamy, jak i dlaczego wykorzystujemy Twoje dane osobowe w procesie rekrutacji, w tym na naszych platformach rekrutacyjnych online. Dotyczy to wszystkich osób, które aplikują do nas o pracę lub uczestniczą w naszych wydarzeniach rekrutacyjnych.

Administratorem Twoich danych jest Printbox Sp. z o.o. (ul. Fabryczna 20A, 31-553 Kraków), chyba że aplikujesz do innej spółki z grupy Printbox – wtedy administratorem jest ta spółka. Informacje dotyczące administratora danych w USA (Printbox LLC) zostaną podane w odpowiedniej dokumentacji aplikacyjnej.

Jakie dane zbieramy?

Zbieramy dane bezpośrednio od Ciebie, od osób trzecich (w tym od naszych pracowników w ramach programu rekomendacji), z publicznie dostępnych źródeł, a także automatycznie, gdy korzystasz z naszych platform rekrutacyjnych. "Dane osobowe" to wszelkie informacje, które pozwalają Cię zidentyfikować, np. imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP, numer telefonu.

Wykorzystujemy Twoje dane, aby ocenić, czy pasujesz do naszego zespołu i czy możemy zaproponować Ci współpracę. Przestrzegamy przy tym wszystkich obowiązujących przepisów. Jeśli nie podasz nam niezbędnych informacji, nie będziemy mogli rozpatrzyć Twojej aplikacji ani się z Tobą skontaktować.

Jeśli poprosimy Cię o dodatkowe dane, powiemy Ci, czy są one niezbędne do realizacji umowy, czy wynikają z przepisów prawa. Poinformujemy Cię również o konsekwencjach ich niepodania.

Dane, które zbieramy bezpośrednio od Ciebie:

Twoje dane identyfikacyjne: Imię, nazwisko, data urodzenia, język, płeć, numer identyfikacyjny, wiza, paszport lub dokumenty potwierdzające Twoje prawo do pracy.
Twoje dane kontaktowe: Adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail.
Informacje z Twojej aplikacji: CV, informacje z formularza zgłoszeniowego, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, certyfikaty, dyplomy, informacje o Twoim doświadczeniu zawodowym i wykształceniu, znajomość języków obcych, oczekiwane wynagrodzenie, preferowany termin rozpoczęcia pracy oraz Twoje zdjęcie (jeśli je dobrowolnie udostępnisz).
Informacje o Twoim stanie zdrowia: (wyłącznie za pośrednictwem lekarza medycyny pracy i ograniczone do orzeczenia o zdolności do pracy).
Informacje z rozmów kwalifikacyjnych i oceny Twojej kandydatury:

Przygotowane przez Ciebie i wysłane do Printbox zadania rekrutacyjne
Podsumowanie oceny Twojego profilu przez osoby zaangażowane w proces rekrutacji
Opcjonalnie (za dodatkową zgodą): Nagrania wideo i audio
Opcjonalnie (za dodatkową zgodą): Referencje

Ankiety: Możemy prosić Cię o wypełnienie ankiet dotyczących naszego procesu rekrutacji

Dane, które zbieramy automatycznie:

Informacje o korzystaniu ze strony internetowej. Gdy odwiedzasz nasze platformy rekrutacyjne, zbieramy informacje o tym, jak z nich korzystasz, np. adres IP Twojego urządzenia, typ przeglądarki, typ urządzenia, przybliżoną lokalizację (kraj lub miasto), system operacyjny, stronę, z której do nas trafiłeś/aś, odwiedzone strony oraz czas spędzony na naszej platformie.
Pliki cookie. Możemy używać plików cookie i podobnych technologii. Pliki cookie to małe pliki zapisywane na Twoim komputerze lub telefonie, gdy odwiedzasz stronę internetową. Więcej informacji na temat plików cookie znajdziesz w naszej Informacji o plikach cookie dotyczącej rekrutacji oraz w Centrum preferencji plików cookie.

Dane, które zbieramy od osób trzecich:

Profesjonalne media społecznościowe: Jeśli w aplikacji podasz link do swojego profilu w mediach społecznościowych (np. LinkedIn), możemy pobrać stamtąd informacje o Twojej aktywności.
Weryfikacja: Możemy zbierać informacje od osób trzecich, aby zweryfikować dane, które nam przekazałeś/aś.
Rekomendacje pracowników: Jeśli zostałeś/aś polecony/a przez naszego pracownika, otrzymamy od niego Twoje dane kontaktowe (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu) oraz, za Twoją zgodą, inne informacje, które pracownik uzna za istotne dla danej rekrutacji (np. informacje o Twoim doświadczeniu, umiejętnościach). Podstawą prawną przetwarzania danych z rekomendacji jest nasz uzasadniony interes w prowadzeniu efektywnych procesów rekrutacyjnych oraz, w przypadku przekazania dodatkowych informacji o Tobie, Twoja zgoda przekazana rekomendującemu pracownikowi.

Dane, które zbieramy z publicznych źródeł:

Publicznie dostępne dane osobowe: Dane kontaktowe, informacje o Twoich powiązaniach, kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu.

Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane?

Ocena Twojej aplikacji: Rejestrujemy Twoją aplikację i, jeśli spełnia nasze wymagania, oceniamy Twój profil zawodowy, aby sprawdzić, czy pasujesz do naszego zespołu. Obejmuje to rozmowy kwalifikacyjne, ocenę Twoich umiejętności, zarządzanie Twoją kandydaturą oraz dbanie o to, aby Twoje dane były aktualne i kompletne.
Weryfikacja Twojego wykształcenia i doświadczenia: Sprawdzamy Twoje wykształcenie i doświadczenie zawodowe przed i w trakcie zatrudnienia.
Kontakt z Tobą: Aby przekazać Ci informacje potrzebne do zawarcia umowy.
Świadczenie usług IT: Korzystamy z platform stron trzecich.

Podstawa prawna:

Realizacja procesu rekrutacji, po zaakceptowaniu przez Ciebie zasad rekrutacji, a następnie – umowy o pracę lub innej umowy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - w przypadku oceny kandydatury w celu zapewnienia rzetelności procesu rekrutacji art. 6 ust. 1 lit. a RODO - na podstawie Twojej zgody art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku zatrudnienia, realizacji umowy oraz naszego prawnie uzasadnionego interesu
Przestrzeganie przepisów prawa (np. obowiązki podatkowe i księgowe) - art. 6 ust. 1 lit. c
Przepisy prawa pozwalają nam na wykorzystanie niektórych szczególnych kategorii danych (np. orzeczenie medycyny pracy) - Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Mamy uzasadniony interes w tym, aby analizować skuteczność naszych działań rekrutacyjnych i oceniać Twoją kandydaturę. Jeśli zostaniesz zatrudniony/a, Twoje dane z okresu rekrutacji będą przetwarzane zgodnie z Informacją o ochronie prywatności pracowników Printbox. Możemy wykorzystywać Twoje dane (np. z CV) do celów związanych z zatrudnieniem, aby lepiej poznać i wykorzystać Twoje doświadczenie, umiejętności i talenty.
Baza kandydatów: Możemy przechowywać Twoje dane w bazie kandydatów, aby kontaktować się z Tobą w przyszłości, jeśli pojawią się oferty pracy odpowiadające Twojemu profilowi. Możemy wzbogacać Twoje dane kontaktowe, korzystając z publicznie dostępnych informacji, aby mieć pewność, że są aktualne - art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie Twojej zgody

Czy podejmujemy decyzje automatycznie?

Nie. Nie stosujemy automatycznego podejmowania decyzji. Listy kandydatów tworzymy ręcznie, biorąc pod uwagę doświadczenie i umiejętności dopasowane do danego stanowiska.

Komu udostępniamy Twoje dane?

Możemy udostępniać Twoje dane innym spółkom z grupy Printbox w celu przeprowadzenia rekrutacji, a jeśli zostaniesz zatrudniony/a – w ramach zatrudnienia. Udostępniamy tylko te dane, które są niezbędne do wykonywania ich zadań i wymagamy od nich zachowania poufności.

Nasz zespół HR (People Team).
Osoby zarządzające zespołem, do którego aplikujesz.
Inni pracownicy zaangażowani w rekrutację.
Dostawcy usług IT: Firmy zewnętrzne, które zapewniają nam hosting, konserwację i inne usługi. Mogą mieć dostęp do Twoich danych w ramach świadczenia tych usług.

Przestrzeganie prawa: Możemy ujawnić Twoje dane, jeśli wymagają tego przepisy prawa lub jeśli jest to konieczne do ochrony bezpieczeństwa naszych platform rekrutacyjnych, naszych interesów, praw, własności, bezpieczeństwa pracowników lub innych osób, a także w celu podporządkowania się postępowaniu sądowemu, nakazowi sądowemu lub innym procesom prawnym.

Czy przekazujemy Twoje dane za granicę?

Twoje dane przechowujemy przede wszystkim w kraju, w którym aplikujesz o pracę.

Printbox Sp. z o.o. i Printbox LLC są współadministratorami danych, więc obie spółki mogą mieć dostęp do Twoich danych.

Aby dowiedzieć się więcej o przekazywaniu danych i stosowanych przez nas zabezpieczeniach, skontaktuj się z nami (dane kontaktowe poniżej).

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Usuwamy Twoje dane osobowe lub przechowujemy je w formie uniemożliwiającej identyfikację, gdy nie są już potrzebne. Okres przechowywania zależy od różnych czynników, takich jak: stanowisko, na które aplikujesz, wynik rekrutacji, charakter naszej relacji, przewidywane przyszłe oferty pracy, przepisy prawa i terminy przedawnienia.

Jeśli Twoja aplikacja nie zostanie rozpatrzona pozytywnie, zazwyczaj przechowujemy ją przez okres trwania rekrutacji. Jeśli wyrazisz zgodę na uwzględnienie Twojej kandydatury w przyszłych rekrutacjach lub dołączysz do naszej Sieci Talentów, Twoje dane będą przechowywane przez 12 miesięcy.

Aby dowiedzieć się więcej o przechowywaniu Twojej aplikacji, skontaktuj się z nami (dane kontaktowe poniżej).

Twoje prawa:

Jeśli mieszkasz w UE lub przetwarzamy Twoje dane w UE, masz następujące prawa:

Dostęp do danych: Możesz poprosić o dostęp do swoich danych. Zazwyczaj odpowiadamy w ciągu miesiąca, chyba że proces rekrutacyjny trwa dłużej.
Sprostowanie danych: Możesz poprosić o poprawienie nieprawidłowych danych.
Usunięcie danych: W pewnych okolicznościach możesz poprosić o usunięcie swoich danych (zgodnie z art. 17 RODO).
Wycofanie zgody: Możesz wycofać zgodę na przetwarzanie danych.
Ograniczenie przetwarzania: Możesz poprosić o oznaczenie danych jako zastrzeżonych lub ograniczenie ich przetwarzania.
Przenoszenie danych: Możesz poprosić o przekazanie Twoich danych innej firmie w formie elektronicznej.
Skarga: Możesz złożyć skargę dotyczącą przetwarzania Twoich danych do organu nadzorującego ochronę danych.

Kontakt:

Jeśli masz pytania dotyczące tej informacji, skontaktuj się z nami:

Adres: Fabryczna 20A, 31-553 Kraków lub adres amerykański: 8 The Green, Suite A, Dover, 19901 Delaware
E-mail: gdpr@getprintbox.com

Zmiany w Polityce Prywatności:

Możemy od czasu do czasu aktualizować tę Politykę. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie. Data aktualizacji na górze strony informuje o ostatnich zmianach. Zachęcamy do regularnego sprawdzania tej strony.

Recruitment Privacy Policy

This Recruitment Privacy Policy was published April 25th, 2025.

Printbox Ltd., Printbox LLC - Privacy policy for applicants

When you apply for a job at Printbox Sp. z o.o. or Printbox LLC, you share your personal data with us. We (Printbox Sp. z o.o. and its subsidiaries) care about your privacy and want you to know that your data is safe with us and processed with due care.

In this document, we explain how and why we use your personal data during the recruitment process, including on our online recruitment platforms. This applies to everyone who applies for a job with us or participates in our recruitment events.

The controller of your data is Printbox Sp. z o.o. (ul. Fabryczna 20A,31-553 Cracow) [Note: "ul. Fabryczna 20A,31-553 Cracow" represents the street address], unless you apply to a different company within the Printbox group – in that case, that company is the controller. Information regarding the data controller in the USA (Printbox LLC) will be provided in the relevant application documentation.

What data do we collect?

We collect data directly from you, from third parties (including from our employees as part of our referral program), from publicly available sources, and automatically when you use our recruitment platforms. "Personal data" means any information that identifies you, such as your name, email address, IP address, or phone number.

We use your data to assess your suitability for our team and whether we can offer you collaboration [or: "offer you a position" / "offer you employment" - choose the best fit for context]. In doing so, we comply with all applicable regulations. If you do not provide us with the necessary information, we will not be able to consider your application or contact you.

If we ask you for additional data, we will tell you whether it is necessary for the performance of a contract or required by law. We will also inform you about the consequences of not providing it.

Data we collect directly from you:

Your identification data: First name, last name, date of birth, language, gender, identification number, visa, passport, or documents confirming your right to work.
Your contact details: Home address, phone number, email address.
Information from your application: CV/Résumé, information from the application form, interview notes, certificates, diplomas, information regarding your work experience and educational background, language proficiency, salary expectations, preferred start date, and your photograph (if you voluntarily provide it).
Health information: (exclusively via an occupational health physician and limited to the fitness-to-work assessment).
Information from interviews and assessment of your candidacy:

Recruitment tasks prepared by you and submitted to Printbox.
Summary of your profile assessment by individuals involved in the recruitment process.
Optionally (with additional consent): Video and audio recordings.
Optionally (with additional consent): References.

Surveys: We may ask you to complete surveys regarding our recruitment process.

Data we collect automatically:

Information about website usage. When you visit our recruitment platforms, we collect information about how you use them, e.g., your device's IP address, browser type, device type, approximate location (country or city), operating system, the page you came to us from (referring page), pages visited, and the time spent on our platform.
Cookies. We may use cookies and similar technologies. Cookies are small files saved on your computer or phone when you visit a website. More information about cookies can be found in our Recruitment Cookie Notice and in the Cookie Preference Center.

Data we collect from third parties:

Professional social media: If you provide a link to your social media profile (e.g., LinkedIn) in your application, we may retrieve information about your activity from there.
Verification: We may collect information from third parties to verify the data you have provided to us.
Employee referrals: If you were referred by one of our employees, we will receive your contact details (first name, last name, email address, phone number) from them and, with your consent, other information that the employee deems relevant for the specific recruitment (e.g., information about your experience, skills). The legal basis for processing data from referrals is our legitimate interest in conducting effective recruitment processes and, in the case of providing additional information about you, your consent given to the referring employee.

Data we collect from public sources:

Publicly available personal data: Contact details, information about your associations, professional qualifications, experience, and educational background.

Why and on what legal basis do we process your data?

Evaluating your application: We register your application and, if it meets our requirements, we assess your professional profile to check if you are a good fit for our team. This includes interviews, assessing your skills, managing your candidacy, and ensuring that your data is up-to-date and complete.
Verifying your education and experience: We check your educational background and work experience before and during employment.
Contacting you: To provide you with the information necessary to conclude a contract.
Providing IT services: We use third-party platforms.

Legal Basis:

Carrying out the recruitment process, upon your acceptance of the recruitment rules, and subsequently – an employment contract or another type of contract: Article 6(1)(f) GDPR - for assessing your candidacy to ensure the integrity of the recruitment process. Article 6(1)(a) GDPR - based on your consent. Article 6(1)(b) GDPR - [implied: for steps taken at your request prior to entering into a contract], and in the case of employment, for the performance of the contract.
Compliance with legal obligations (e.g., tax and accounting obligations) - Article 6(1)(c) GDPR.
The law permits us to use certain special categories of data (e.g., occupational health assessment) - Article 9(2)(b) GDPR.
We have a legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR) in analysing the effectiveness of our recruitment activities and assessing your candidacy. If you are hired, your data from the recruitment period will be processed in accordance with the Printbox Employee Privacy Notice. We may use your data (e.g., from your CV/résumé) for employment-related purposes to better understand and utilise your experience, skills, and talents.
Candidate database: We may store your data in our candidate database to contact you in the future if job openings matching your profile become available. We may enrich your contact details using publicly available information to ensure they are up-to-date - Article 6(1)(a) GDPR, based on your consent.

Do we make automated decisions?

No. We do not use automated decision-making. We create candidate lists manually, taking into account experience and skills matched to the specific position.

Who do we share your data with?

We may share your data with other companies within the Printbox group for recruitment purposes, and if you are hired – as part of your employment. We only share the data necessary for them to perform their tasks and require them to maintain confidentiality.

Our HR team (People Team).
Managers of the team you are applying to.
Other employees involved in the recruitment process.
IT Service Providers: Third-party companies that provide us with hosting, maintenance, and other services. They may have access to your data as part of providing these services.

Compliance with the law: We may disclose your data if required by law or if necessary to protect the security of our recruitment platforms, our interests, rights, property, the safety of employees or others, as well as to comply with judicial proceedings, court orders, or other legal processes.

Do we transfer your data abroad?

We primarily store your data in the country where you are applying for a job.

Printbox Sp. z o.o. and Printbox LLC are joint controllers of the data, so both companies may have access to your data.

To learn more about data transfers and the safeguards we use, please contact us (contact details below).

How long do we store your data?

We delete your personal data or store it in a form that prevents identification when it is no longer needed. The retention period depends on various factors, such as: the position you are applying for, the outcome of the recruitment, the nature of our relationship, anticipated future job openings, legal requirements, and limitation periods.

If your application is unsuccessful, we typically store it for the duration of the recruitment process. If you consent to having your candidacy considered for future recruitments or join our Talent Network, your data will be stored for 12 months.

To learn more about the storage of your application, please contact us (contact details below).

Your rights:

If you reside in the EU or we process your data in the EU, you have the following rights:

Access to data: You can request access to your data. We typically respond within one month, unless the recruitment process takes longer.
Rectification of data: You can request the correction of incorrect data.
Erasure of data: Under certain circumstances, you can request the deletion of your data (in accordance with Art. 17 GDPR).
Withdrawal of consent: You can withdraw your consent to data processing.
Restriction of processing: You can request that your data be marked as restricted or that its processing be limited.
Data portability: You can request that your data be transferred to another company in an electronic format.
Complaint: You can lodge a complaint regarding the processing of your data with the data protection supervisory authority.

Contact:

If you have questions about this notice, please contact with us:

Adress: Fabryczna 20A, 31-553 Cracow or american adress 8 The Green, Suite A, Dover, 19901 Delaware
E-mail: gdpr@getprintbox.com

Changes to the Privacy Policy:

We may update this Policy from time to time. Any changes will be published on this page. The update date at the top of the page indicates when the last changes were made. We encourage you to check this page regularly.