Polityka Prywatności Rekrutacyjna

Ostatnia aktualizacja: 01.07.2026 r.

(Poprzednia wersja opublikowana w dniu: 25.04.2025 r.)

Printbox Sp. z o.o., Printbox LLC – Polityka prywatności dla kandydatów

Kiedy aplikujesz do pracy w Printbox Sp. z o.o. lub Printbox LLC, udostępniasz nam swoje dane osobowe. My (Printbox Sp. z o.o. i spółki zależne) dbamy o Twoją prywatność i chcemy, żebyś wiedział/a, że Twoje dane są u nas bezpieczne i przetwarzane z należytą starannością.

W tym dokumencie wyjaśniamy, jak i dlaczego wykorzystujemy Twoje dane osobowe w procesie rekrutacji, w tym na naszych platformach rekrutacyjnych online. Dotyczy to wszystkich osób, które aplikują do nas o pracę lub uczestniczą w naszych wydarzeniach rekrutacyjnych.

Administratorem Twoich danych jest Printbox Sp. z o.o. (ul. Fabryczna 20A, 31-553 Kraków), chyba że aplikujesz do innej spółki z grupy Printbox – wtedy administratorem jest ta spółka. Informacje dotyczące administratora danych w USA (Printbox LLC) zostaną podane w odpowiedniej dokumentacji aplikacyjnej.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: IOD@getprintbox.com.

Jakie dane zbieramy?

Zbieramy dane bezpośrednio od Ciebie, od osób trzecich (w tym od naszych pracowników w ramach programu rekomendacji), z publicznie dostępnych źródeł, a także automatycznie, gdy korzystasz z naszych platform rekrutacyjnych. "Dane osobowe" to wszelkie informacje, które pozwalają Cię zidentyfikować, np. imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP, numer telefonu.

Wykorzystujemy Twoje dane, aby ocenić, czy pasujesz do naszego zespołu i czy możemy zaproponować Ci współpracę. Przestrzegamy przy tym wszystkich obowiązujących przepisów. Jeśli nie podasz nam niezbędnych informacji, nie będziemy mogli rozpatrzyć Twojej aplikacji ani się z Tobą skontaktować.

Jeśli poprosimy Cię o dodatkowe dane, powiemy Ci, czy są one niezbędne do realizacji umowy, czy wynikają z przepisów prawa. Poinformujemy Cię również o konsekwencjach ich niepodania.

Dane, które zbieramy bezpośrednio od Ciebie:

Twoje dane identyfikacyjne: Imię, nazwisko, data urodzenia, język, płeć, numer identyfikacyjny, wiza, paszport lub dokumenty potwierdzające Twoje prawo do pracy.
Twoje dane kontaktowe: Adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail.
Informacje z Twojej aplikacji: CV, informacje z formularza zgłoszeniowego, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, certyfikaty, dyplomy, informacje o Twoim doświadczeniu zawodowym i wykształceniu, znajomość języków obcych, oczekiwane wynagrodzenie, preferowany termin rozpoczęcia pracy oraz Twoje zdjęcie (jeśli je dobrowolnie udostępnisz).
Informacje o Twoim stanie zdrowia: (wyłącznie za pośrednictwem lekarza medycyny pracy i ograniczone do orzeczenia o zdolności do pracy).
Informacje z rozmów kwalifikacyjnych i oceny Twojej kandydatury:

Przygotowane przez Ciebie i wysłane do Printbox zadania rekrutacyjne
Podsumowanie oceny Twojego profilu przez osoby zaangażowane w proces rekrutacji
Opcjonalnie (za dodatkową zgodą): Nagrania wideo i audio
Opcjonalnie (za dodatkową zgodą): Referencje

Ankiety: Możemy prosić Cię o wypełnienie ankiet dotyczących naszego procesu rekrutacji

Dane, które zbieramy automatycznie:

Informacje o korzystaniu ze strony internetowej. Gdy odwiedzasz nasze platformy rekrutacyjne, zbieramy informacje o tym, jak z nich korzystasz, np. adres IP Twojego urządzenia, typ przeglądarki, typ urządzenia, przybliżoną lokalizację (kraj lub miasto), system operacyjny, stronę, z której do nas trafiłeś/aś, odwiedzone strony oraz czas spędzony na naszej platformie.
Pliki cookie. Możemy używać plików cookie i podobnych technologii. Pliki cookie to małe pliki zapisywane na Twoim komputerze lub telefonie, gdy odwiedzasz stronę internetową. Więcej informacji na temat plików cookie znajdziesz w naszej Informacji o plikach cookie dotyczącej rekrutacji oraz w Centrum preferencji plików cookie.

Dane, które zbieramy od osób trzecich:

Profesjonalne media społecznościowe: Jeśli w aplikacji podasz link do swojego profilu w mediach społecznościowych (np. LinkedIn), możemy pobrać stamtąd informacje o Twojej aktywności.
Weryfikacja: Możemy zbierać informacje od osób trzecich, aby zweryfikować dane, które nam przekazałeś/aś.
Rekomendacje pracowników: Jeśli zostałeś/aś polecony/a przez naszego pracownika/współpracownika, możemy otrzymać od niego Twoje podstawowe dane kontaktowe (imię, nazwisko, adres e-mail) wyłącznie w celu poinformowania nas o Twojej kandydaturze. Dalszy proces rekrutacyjny przebiega na tych samych zasadach co w przypadku każdego innego kandydata - aplikujesz samodzielnie i przekazujesz nam swoje dane bezpośrednio. Podstawą prawną przetwarzania informacji o poleceniu jest nasz uzasadniony interes w prowadzeniu efektywnych procesów rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Dane, które zbieramy z publicznych źródeł:

Publicznie dostępne dane osobowe: Dane kontaktowe, informacje o Twoich powiązaniach, kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu.

Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane?

Ocena Twojej aplikacji: Rejestrujemy Twoją aplikację i, jeśli spełnia nasze wymagania, oceniamy Twój profil zawodowy, aby sprawdzić, czy pasujesz do naszego zespołu. Obejmuje to rozmowy kwalifikacyjne, ocenę Twoich umiejętności, zarządzanie Twoją kandydaturą oraz dbanie o to, aby Twoje dane były aktualne i kompletne.
Weryfikacja Twojego wykształcenia i doświadczenia: Sprawdzamy Twoje wykształcenie i doświadczenie zawodowe przed i w trakcie zatrudnienia.
Kontakt z Tobą: Aby przekazać Ci informacje potrzebne do zawarcia umowy.
Świadczenie usług IT: Korzystamy z zewnętrznych platform rekrutacyjnych. Naszym systemem do zarządzania rekrutacją (ATS) jest Traffit, który przetwarza dane kandydatów jako podmiot przetwarzający w naszym imieniu, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych.
Ocena dopasowania kandydata: W toku procesu rekrutacyjnego dokonujemy oceny Twojego profilu zawodowego pod kątem dopasowania do stanowiska i zespołu. Ocena ta jest przeprowadzana wyłącznie przez osoby zaangażowane w rekrutację (nie automatycznie) i stanowi niezbędny element rzetelnego procesu rekrutacyjnego. Podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Szczególne zasady dotyczące formy zatrudnienia i współpracy:

Poniższe zasady stosuje się w zależności od formy współpracy, w ramach której aplikujesz. Zasady ogólne opisane w niniejszej Polityce Prywatności obowiązują we wszystkich przypadkach.

Umowa o pracę

Jeśli aplikujesz na stanowisko w ramach umowy o pracę, przetwarzamy Twoje dane osobowe w zakresie wskazanym w sekcjach ogólnych niniejszej Polityki.

Podstawa prawna:

6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy o pracę oraz jej wykonanie,
6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy (m.in. Kodeks pracy, przepisy ZUS, podatkowe),
6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Printbox w ocenie kandydatury i zapewnieniu rzetelności procesu rekrutacyjnego,
6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie danych przekazanych dobrowolnie (np. zdjęcie, nagrania wideo).

Okres przechowywania danych:

Dokumentacja pracownicza przechowywana jest przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od jego zakończenia, zgodnie z przepisami prawa pracy. Dane z rekrutacji zakończonej niepowodzeniem przechowujemy zgodnie z zasadami ogólnymi opisanymi powyżej.

Umowa zlecenie

Jeśli aplikujesz do współpracy w ramach umowy zlecenia, przetwarzamy Twoje dane osobowe w zakresie wskazanym w sekcjach ogólnych niniejszej Polityki, z uwzględnieniem poniższych zasad szczególnych.

Dodatkowe kategorie danych:

Oprócz danych wskazanych powyżej, w przypadku umowy zlecenia możemy przetwarzać:

numer PESEL (na potrzeby zgłoszenia do ZUS oraz rozliczeń podatkowych),
numer rachunku bankowego (wyłącznie na etapie nawiązania współpracy),
dane dotyczące statusu ubezpieczeniowego (np. czy zleceniobiorca jest studentem, posiada inne tytuły do ubezpieczenia),
serię i numer dowodu osobistego lub paszportu (jeśli wymagane przepisami).

Podstawa prawna:

6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz jej wykonanie,
6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów o ubezpieczeniach społecznych oraz prawa podatkowego,
6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Printbox w ocenie kandydatury i zapewnieniu rzetelności procesu rekrutacyjnego.

Okres przechowywania danych:

Dane związane z zawartą umową zlecenia przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i ubezpieczeniowego, tj. przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, a w zakresie dokumentacji ZUS – do 10 lat od zakończenia umowy. Dane z rekrutacji zakończonej niepowodzeniem przechowujemy zgodnie z zasadami ogólnymi.

Współpraca B2B

Jeśli chcesz z nami nawiązać wspólpracę w ramach umowy B2B (tj. jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentująca inny podmiot gospodarczy), niniejsza Polityka stosuje się odpowiednio, z uwzględnieniem poniższych zasad szczególnych.

Dodatkowe kategorie danych:

Oprócz danych wskazanych powyżej, w przypadku kandydatów B2B możemy przetwarzać:

firmę (nazwę działalności gospodarczej),
numer NIP oraz numer REGON,
adres rejestrowy prowadzonej działalności,
numer rachunku bankowego (wyłącznie na etapie nawiązania współpracy),
dane dotyczące formy opodatkowania (jeśli mają znaczenie dla warunków współpracy).

Uwaga: Dane osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą (w szczególności imię, nazwisko oraz NIP osoby fizycznej) stanowią dane osobowe w rozumieniu RODO i są przez nas przetwarzane z zachowaniem wszelkich wymaganych standardów ochrony.

Podstawa prawna:

6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz jej wykonanie,
6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków podatkowych i księgowych (m.in. wystawianie i archiwizacja faktur),
6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Printbox w ocenie kandydatury i zapewnieniu rzetelności procesu rekrutacyjnego.

Okres przechowywania danych:

Dane związane z zawartą umową oraz wystawionymi fakturami przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane z rekrutacji zakończonej niepowodzeniem przechowujemy zgodnie z zasadami ogólnymi opisanymi powyżej.

Podstawa prawna (zasady ogólne):

– Realizacja procesu rekrutacji, po zaakceptowaniu przez Ciebie zasad rekrutacji, a następnie umowy o pracę lub innej umowy:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO - w przypadku oceny kandydatury w celu zapewnienia rzetelności procesu rekrutacji

art. 6 ust. 1 lit. a RODO - na podstawie Twojej zgody

art. 6 ust. 1 lit. b RODO - w przypadku zatrudnienia, realizacji umowy oraz naszego prawnie uzasadnionego interesu

– Przesłanie przez Ciebie dokumentów aplikacyjnych zawierających dodatkowe dane, które nie są wymagane przez przepisy prawa pracy (takie jak np. Twoje zdjęcie/wizerunek), traktujemy jako dobrowolną zgodę na ich przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w celu przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacji.

– Przestrzeganie przepisów prawa (np. obowiązki podatkowe i księgowe):

art. 6 ust. 1 lit. c - przepisy prawa pozwalają nam na wykorzystanie niektórych szczególnych kategorii danych (np. orzeczenie medycyny pracy)

art. 9 ust. 2 lit. b RODO - mamy uzasadniony interes w tym, aby analizować skuteczność naszych działań rekrutacyjnych i oceniać Twoją kandydaturę.

Jeśli zostaniesz zatrudniony/a, Twoje dane z okresu rekrutacji będą przetwarzane zgodnie z Informacją o ochronie prywatności pracowników Printbox. Możemy wykorzystywać Twoje dane (np. z CV) do celów związanych z zatrudnieniem, aby lepiej poznać i wykorzystać Twoje doświadczenie, umiejętności i talenty.

Baza kandydatów: Możemy przechowywać Twoje dane w bazie kandydatów, aby kontaktować się z Tobą w przyszłości, jeśli pojawią się oferty pracy odpowiadające Twojemu profilowi. Możemy wzbogacać Twoje dane kontaktowe, korzystając z publicznie dostępnych informacji, aby mieć pewność, że są aktualne - art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie Twojej zgody

Czy podejmujemy decyzje automatycznie?

Nie. Nie stosujemy automatycznego podejmowania decyzji. Listy kandydatów tworzymy ręcznie, biorąc pod uwagę doświadczenie i umiejętności dopasowane do danego stanowiska.

Komu udostępniamy Twoje dane?

Możemy udostępniać Twoje dane innym spółkom z grupy Printbox w celu przeprowadzenia rekrutacji, a jeśli zostaniesz zatrudniony/a – w ramach zatrudnienia. Udostępniamy tylko te dane, które są niezbędne do wykonywania ich zadań i wymagamy od nich zachowania poufności.

Nasz zespół HR (People Team).
Osoby zarządzające zespołem, do którego aplikujesz.
Inni pracownicy zaangażowani w rekrutację.
Dostawcy usług IT, w tym Traffit (ATS): Firmy zewnętrzne, które zapewniają nam hosting, konserwację i inne usługi, w tym system do zarządzania rekrutacją Traffit. Podmioty te przetwarzają Twoje dane wyłącznie na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Przestrzeganie prawa: Możemy ujawnić Twoje dane, jeśli wymagają tego przepisy prawa lub jeśli jest to konieczne do ochrony bezpieczeństwa naszych platform rekrutacyjnych, naszych interesów, praw, własności, bezpieczeństwa pracowników lub innych osób, a także w celu podporządkowania się postępowaniu sądowemu, nakazowi sądowemu lub innym procesom prawnym.

Czy przekazujemy Twoje dane za granicę?

Twoje dane przechowujemy przede wszystkim w kraju, w którym aplikujesz o pracę.

Printbox Sp. z o.o. i Printbox LLC są współadministratorami danych, więc obie spółki mogą mieć dostęp do Twoich danych.

Aby dowiedzieć się więcej o przekazywaniu danych i stosowanych przez nas zabezpieczeniach, skontaktuj się z nami (dane kontaktowe poniżej).

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Usuwamy Twoje dane osobowe lub przechowujemy je w formie uniemożliwiającej identyfikację, gdy nie są już potrzebne. Okres przechowywania zależy od różnych czynników, takich jak: stanowisko, na które aplikujesz, wynik rekrutacji, charakter naszej relacji, przewidywane przyszłe oferty pracy, przepisy prawa i terminy przedawnienia.

Jeśli Twoja aplikacja nie zostanie rozpatrzona pozytywnie, zazwyczaj przechowujemy ją przez okres trwania rekrutacji, chyba że wyraziłeś/aś zgodę na przetwarzanie danych w ramach przyszłych rekrutacji.

~~Jeśli nie bierzesz udziału w aktywnej rekrutacji, możesz również samodzielnie przesłać nam swoje CV – w takim przypadku poprosimy Cię o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji. W obu przypadkach dane przechowujemy przez 12 miesięcy od momentu wyrażenia zgody. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, kontaktując się z nami pod adresem gdpr@getprintbox.com - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.~~

Szczegółowe okresy przechowywania w zależności od formy współpracy opisane są w sekcji "Szczególne zasady dotyczące formy zatrudnienia i współpracy".

Aby dowiedzieć się więcej o przechowywaniu Twojej aplikacji, skontaktuj się z nami (dane kontaktowe poniżej).

Twoje prawa:

Jeśli mieszkasz w UE lub przetwarzamy Twoje dane w UE, masz następujące prawa:

Dostęp do danych: Możesz poprosić o dostęp do swoich danych. Zazwyczaj odpowiadamy w ciągu miesiąca, chyba że proces rekrutacyjny trwa dłużej.
Sprostowanie danych: Możesz poprosić o poprawienie nieprawidłowych danych.
Usunięcie danych: W pewnych okolicznościach możesz poprosić o usunięcie swoich danych (zgodnie z art. 17 RODO).
Wycofanie zgody: Możesz wycofać zgodę na przetwarzanie danych.
Ograniczenie przetwarzania: Możesz poprosić o oznaczenie danych jako zastrzeżonych lub ograniczenie ich przetwarzania.
Przenoszenie danych: Możesz poprosić o przekazanie Twoich danych innej firmie w formie elektronicznej.
Skarga: Możesz złożyć skargę dotyczącą przetwarzania Twoich danych do organu nadzorującego ochronę danych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

Kontakt:

Jeśli masz pytania dotyczące tej informacji, chcesz skorzystać ze swoich praw lub wycofać wyrażone zgody, skontaktuj się z nami w następujący sposób:

W sprawach rekrutacyjnych oraz bieżącej obsługi Twoich praw (np. usunięcie Twojej aplikacji z bazy): napisz bezpośrednio do naszego zespołu People Team na adres e-mail: gdpr@getprintbox.com lub pisemnie na adres: Printbox Sp. z o.o., ul. Fabryczna 20A, 31-553 Kraków.
W celu skontaktowania się bezpośrednio z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw: napisz na adres e-mail: IOD@getprintbox.com lub pisemnie na adres siedziby w Krakowie z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych
Dane kontaktowe dla rekrutacji prowadzonych przez Printbox LLC (USA) to: 8 The Green, Suite A, Dover, 19901 Delaware.

Zmiany w Polityce Prywatności:

Możemy od czasu do czasu aktualizować tę Politykę. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie. Data aktualizacji na górze strony informuje o ostatnich zmianach. Zachęcamy do regularnego sprawdzania tej strony.

Recruitment Privacy Policy

Last updated: July 1, 2026

(Previous version published on: April 25, 2025)

Printbox Sp. z o.o., Printbox LLC – Privacy Policy for Job Applicants

When you apply for a job at Printbox Sp. z o.o. or Printbox LLC, you provide us with your personal data. We (Printbox Sp. z o.o. and its subsidiaries) care about your privacy and want you to know that your data is safe with us and processed with due care.

In this document, we explain how and why we use your personal data during the recruitment process, including on our online recruitment platforms. This applies to everyone who applies for a job with us or participates in our recruitment events.

The data controller for your data is Printbox Sp. z o.o. (ul. Fabryczna 20A, 31-553 Kraków), unless you are applying to another company within the Printbox group—in which case that company is the data controller. Information regarding the data controller in the U.S. (Printbox LLC) will be provided in the relevant application documentation.

For matters related to personal data protection, you can contact our Data Protection Officer at the following email address: IOD@getprintbox.com.

What data do we collect?

We collect data directly from you, from third parties (including our employees as part of our referral program), from publicly available sources, and automatically when you use our recruitment platforms. "Personal data" refers to any information that allows us to identify you, such as your first and last name, email address, IP address, and phone number.

We use your data to assess whether you're a good fit for our team and whether we can offer you a position. In doing so, we comply with all applicable laws. If you do not provide us with the necessary information, we will not be able to review your application or contact you.

If we ask you for additional data, we will let you know whether it is necessary for the performance of a contract or required by law. We will also inform you of the consequences of not providing it.

Data we collect directly from you:

Your identifying information: First name, last name, date of birth, language, gender, identification number, visa, passport, or documents confirming your right to work.
Your contact information: Home address, phone number, email address.
Information from your application: Resume, information from the application form, interview notes, certificates, diplomas, information about your work experience and education, knowledge of foreign languages, expected salary, preferred start date, and your photo (if you voluntarily provide it).
Information about your health: (exclusively through an occupational health physician and limited to a determination of your fitness for work).
Information from interviews and the evaluation of your candidacy:

Recruitment tasks prepared by you and sent to Printbox
A summary of the evaluation of your profile by those involved in the recruitment process
Optional (with additional consent): Video and audio recordings
Optional (with additional consent): References

Surveys: We may ask you to complete surveys regarding our recruitment process

Data we collect automatically:

Information about your use of the website. When you visit our recruitment platforms, we collect information about how you use them, such as your device's IP address, browser type, device type, approximate location (country or city), operating system, the website from which you arrived, the pages you visited, and the time spent on our platform.
Cookies. We may use cookies and similar technologies. Cookies are small files stored on your computer or phone when you visit a website. For more information about cookies, please see our Recruitment Cookie Notice and the Cookie Preference Center.

Data we collect from third parties:

Professional social media: If you provide a link to your social media profile (e.g., LinkedIn) in your application, we may retrieve information about your activity from there.
Verification: We may collect information from third parties to verify the information you have provided to us.
Employee referrals: If you were referred by one of our employees or associates, we may receive your basic contact information (first name, last name, email address) from them solely for the purpose of informing us of your candidacy. The rest of the recruitment process follows the same rules as for any other candidate—you apply on your own and provide your information directly to us. The legal basis for processing referral information is our legitimate interest in conducting effective recruitment processes (Article 6(1)(f) of the GDPR).

Data we collect from public sources:

Publicly available personal data: Contact information, details about your professional connections, qualifications, experience, and education.

Why and on what basis do we process your data?

Evaluation of your application: We register your application and, if it meets our requirements, evaluate your professional profile to determine whether you are a good fit for our team. This includes interviews, assessing your skills, managing your candidacy, and ensuring that your data is up-to-date and complete.
Verification of your education and experience: We verify your education and professional experience before and during your employment.
Contacting You: To provide you with the information needed to enter into a contract.
Providing IT services: We use external recruitment platforms. Our applicant tracking system (ATS) is Traffit, which processes candidate data as a data processor on our behalf, based on a data processing agreement we have entered into with them.
Candidate fit assessment: During the recruitment process, we evaluate your professional profile to determine your suitability for the position and the team. This assessment is conducted exclusively by individuals involved in the recruitment process (not automatically) and is an essential part of a fair recruitment process. The legal basis is our legitimate interest (Article 6(1)(f) of the GDPR).

Specific Rules Regarding the Form of Employment and Collaboration:

The following rules apply depending on the form of collaboration under which you are applying. The general rules described in this Privacy Policy apply in all cases.

Employment Contract

If you are applying for a position under an employment contract, we process your personal data to the extent specified in the general sections of this Policy.

Legal basis:

Article 6(1)(b) of the GDPR—taking steps prior to entering into an employment contract and its performance,
Article 6(1)(c) of the GDPR – compliance with obligations under labor law (including the Labor Code, Social Insurance Institution [ZUS] regulations, and tax laws),
Article 6(1)(f) of the GDPR – Printbox's legitimate interest in evaluating candidates and ensuring the integrity of the recruitment process,
Article 6(1)(a) of the GDPR – with respect to data provided voluntarily (e.g., photos, video recordings).

Data retention period:

Employee records are retained for the duration of employment and for 10 years following its termination, in accordance with labor law provisions. Data from unsuccessful recruitment processes is retained in accordance with the general principles described above.

Contract for Services

If you are applying for work under a contract for services, we process your personal data to the extent specified in the general sections of this Policy, subject to the following specific rules.

Additional categories of data:

In addition to the data listed above, in the case of a contract for specific work, we may process:

PESEL number (for the purposes of registration with ZUS and tax settlements),
bank account number (only at the time of establishing the business relationship),
information regarding insurance status (e.g., whether the contractor is a student or has other grounds for insurance coverage),
the series and number of the ID card or passport (if required by law).

Legal basis:

Article 6(1)(b) of the GDPR—taking steps prior to entering into a contract and performing the contract,
Article 6(1)(c) of the GDPR – compliance with obligations under social security and tax laws,
Article 6(1)(f) of the GDPR – Printbox's legitimate interest in evaluating candidates and ensuring the integrity of the recruitment process.

Data retention period:

We retain data related to a concluded contract of mandate for the period required by tax and social security laws, i.e., for 5 years from the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired, and, with regard to Social Security Administration (ZUS) documentation, for up to 10 years from the termination of the contract. We retain data from unsuccessful recruitment processes in accordance with general principles.

B2B Cooperation

If you wish to establish a business relationship with us under a B2B agreement (i.e., as a sole proprietor or as a representative of another business entity), this Policy applies accordingly, subject to the specific rules set forth below.

Additional Data Categories:

In addition to the data listed above, for B2B candidates we may process:

business name (trade name),
Tax Identification Number (NIP) and REGON number,
registered business address,
bank account number (only at the stage of establishing a business relationship),
information regarding the form of taxation (if relevant to the terms of cooperation).

Note: The data of a natural person operating a sole proprietorship (in particular, the first name, last name, and NIP of the natural person) constitutes personal data within the meaning of the GDPR and is processed by us in compliance with all required data protection standards.

Legal basis:

Article 6(1)(b) of the GDPR—taking steps prior to entering into a contract and its performance,
Article 6(1)(c) of the GDPR – fulfillment of tax and accounting obligations (including issuing and archiving invoices),
Article 6(1)(f) of the GDPR – Printbox's legitimate interest in evaluating candidates and ensuring the integrity of the recruitment process.

Data retention period:

We retain data related to the concluded contract and issued invoices for the period required by tax law, i.e., for 5 years from the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired. We retain data from unsuccessful recruitment processes in accordance with the general principles described above.

Legal basis (general principles):

– Conducting the recruitment process, following your acceptance of the recruitment rules and subsequently an employment contract or other agreement:

Article 6(1)(f) of the GDPR—in the case of evaluating a candidate to ensure the integrity of the recruitment process

Article 6(1)(a) of the GDPR—based on your consent

Article 6(1)(b) of the GDPR – in the case of employment, the performance of the contract, and our legitimate interest

– When you submit application documents containing additional data not required by labor law (such as your photo or likeness), we treat this as voluntary consent to their processing (Article 6(1)(a) of the GDPR) for the purpose of conducting the current recruitment process.

– Compliance with legal requirements (e.g., tax and accounting obligations):

Article 6(1)(c) – legal provisions allow us to use certain special categories of data (e.g., an occupational health assessment)

Article 9(2)(b) of the GDPR—we have a legitimate interest in analyzing the effectiveness of our recruitment activities and evaluating your application.

If you are hired, your data from the recruitment period will be processed in accordance with Printbox's Employee Privacy Notice. We may use your data (e.g., from your resume) for employment-related purposes to better understand and utilize your experience, skills, and talents.

Candidate Database: We may store your data in our candidate database to contact you in the future if job openings matching your profile become available. We may enrich your contact information using publicly available information to ensure it remains up to date—Article 6(1)(a) of the GDPR based on your consent

Do we make automated decisions?

No. We do not use automated decision-making. We compile candidate lists manually, taking into account experience and skills relevant to a given position.

Who do we share your data with?

We may share your data with other companies within the Printbox Group for recruitment purposes, and if you are hired, for employment-related purposes. We only share the data necessary for them to perform their tasks and require them to maintain confidentiality.

Our HR team (People Team).
Managers of the team you are applying to join.
Other employees involved in the recruitment process.
IT service providers, including Traffit (ATS): Third-party companies that provide us with hosting, maintenance, and other services, including the Traffit recruitment management system. These entities process your data solely on our behalf, based on data processing agreements, and are obligated to maintain confidentiality and implement appropriate security measures.

Compliance with the Law: We may disclose your data if required by law or if necessary to protect the security of our recruitment platforms, our interests, rights, property, or the safety of our employees or others, as well as to comply with a court proceeding, court order, or other legal process.

Do we transfer your data abroad?

We primarily store your data in the country where you are applying for a job.

Printbox Sp. z o.o. and Printbox LLC are joint data controllers, so both companies may have access to your data.

To learn more about data transfers and the security measures we use, please contact us (contact information below).

How long do we retain your data?

We delete your personal data or store it in a form that prevents identification once it is no longer needed. The retention period depends on various factors, such as: the position you are applying for, the outcome of the recruitment process, the nature of our relationship, anticipated future job openings, legal requirements, and statute of limitations.

If your application is not successful, we typically retain it for the duration of the recruitment process, unless you have consented to the processing of your data for future recruitment efforts.

~~If you are not currently participating in an active recruitment process, you may also submit your resume to us on your own initiative—in which case, we will ask you to consent to the processing of your data for future recruitment processes. In both cases, we retain your data for 12 months from the date you provide your consent. You may withdraw your consent at any time by contacting us at gdpr@getprintbox.com —without affecting the lawfulness of the processing carried out prior to its withdrawal.~~

Detailed retention periods depending on the form of cooperation are described in the section "Specific Rules Regarding Forms of Employment and Cooperation."

To learn more about how your application is stored, please contact us (contact information below).

Your rights:

If you reside in the EU or we process your data in the EU, you have the following rights:

Access to data: You may request access to your data. We typically respond within one month, unless the recruitment process takes longer.
Rectification of data: You may request that incorrect data be corrected.
Deletion of data: Under certain circumstances, you may request that your data be deleted (in accordance with Article 17 of the GDPR).
Withdrawal of consent: You may withdraw your consent to the processing of your data.
Restriction of processing: You may request that your data be marked as restricted or that its processing be restricted.
Data portability: You may request that your data be transferred to another company in electronic form.
Complaint: You may file a complaint regarding the processing of your data with the data protection supervisory authority. In Poland, this authority is the President of the Personal Data Protection Office (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warsaw).

Contact:

If you have questions about this information, wish to exercise your rights, or withdraw your consent, please contact us as follows:

For recruitment matters and the day-to-day handling of your rights (e.g., removing your application from our database): email our People Team directly at: gdpr@getprintbox.com or in writing to the following address: Printbox Sp. z o.o., ul. Fabryczna 20A, 31-553 Kraków.
To contact our Data Protection Officer (DPO) directly regarding all matters related to the processing of your personal data and the exercise of your rights: email us at: IOD@getprintbox.com or in writing to our Kraków office address with the note "Data Protection Officer."
Contact information for recruitment conducted by Printbox LLC (USA) is: 8 The Green, Suite A, Dover, 19901 Delaware.

Changes to the Privacy Policy:

We may update this Policy from time to time. Any changes will be posted on this page. The update date at the top of the page indicates the most recent changes. We encourage you to check this page regularly.